R 22-19 - GESTIONNAIRE ASSEMBLEES (F/H) - CDD 1 an


Pôle Ressources

Direction mutualisée Affaires juridiques, Commande publique, Assemblées

Service des Assemblées

Grade de Rédacteur (catégorie B) - Filière Administrative

CDD 1 AN -  SURCROIT D’ACTIVITE

Recrutement par voie contractuelle

Référence R 22-19

Seules les candidatures transmises sur notre site www.grandnancy.eu/candidature seront examinées

 

Au sein de la direction mutualisée Affaires juridiques, Commande publique, Assemblées (AJCPA) et sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service des Assemblées, vous assurez la préparation et le suivi des instances et des actes de la Métropole du Grand Nancy et de la Ville de Nancy.

 

MISSIONS :

Missions générales :

Préparation et suivi des instances métropolitaines et municipales

Préparer l’ordre du jour des séances

Relire et mettre en forme les délibérations / communications / motions / vœux

Formaliser et envoyer les convocations des élus

Préparer le dossier du Maire / Président

Préparer les pièces annexes à faire signer

Assister aux séances des Bureaux / Conseils métropolitains et des Conseils municipaux

Rédiger la synthèse des délibérations pour affichage

Préparation et suivi des comptes rendus des séances

Relire et mettre en forme le procès-verbal des Conseils métropolitains et municipaux établi par le prestataire extérieur

Rédiger le compte rendu du Bureau métropolitain

Envoyer le procès-verbal ou le compte-rendu aux élus

Suivi des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)

Réceptionner les actes élaborés par les services

Assurer le suivi des actes et des notifications

Assurer l’affichage règlementaire des actes

Transmission des actes administratifs au contrôle de légalité

Transmettre les actes dématérialisés en Préfecture

Organiser la transmission en Préfecture des actes non dématérialisés en lien avec la Direction de l’Administration générale

Suivi des représentations des élus dans les organismes extérieurs

Suivi des représentations des élus dans les organismes extérieurs en relation avec les services concernés

Rédiger les courriers de notification aux élus et aux organismes extérieurs concernés

Préparation et suivi de la Commission Consultative des Services Publics Locaux, en lien avec le service Participations

Assister et conseiller les services métropolitains et municipaux

Archivage

Archiver les actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés)

Assurer la tenue des Registres

 

Missions spécifiques :

Coordonner la préparation et le suivi des 6 commissions municipales :

Proposer un calendrier prévisionnel des commissions, en lien avec les présidents de commissions et le Cabinet.

Gérer la logistique des commissions (réservations de salles, lien pour visio …)

Préparer l’ordre du jour des commissions

Formaliser et envoyer les convocations aux élus

Préparer les dossiers pour les élus présidents des commissions

Assister aux commissions municipales et en rédiger le compte rendu

Envoyer le compte-rendu aux élus

Relation avec les prestataires extérieurs (retranscription, traduction en langue des signes, etc…) :

Assurer les correspondances avec les prestataires

Etablir les bons de commande

Assister la responsable de service dans la mise en place du nouvel outil informatique de gestion des actes (déployé en 2023)

PROFIL :

Compétences :

Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales

Compétences d’analyse juridique

Connaître la composition et le fonctionnement des instances

Connaître les organigrammes des services

Maîtriser les logiciels de bureautique et être à l’aise dans le maniement et l’apprentissage d’outils informatique métiers (formations possibles)

Maîtriser les règles orales et écrites de la langue française

Capacités de synthèse et de rédaction

 

Savoir-être :

Esprit méthodique / sens de l'organisation / rigueur et efficacité dans la gestion et le suivi des dossiers

Sens du relationnel / diplomatie

Discrétion / confidentialité

Disponibilité

Aptitude au travail en autonomie

Adaptabilité / flexibilité

Capacité à gérer les urgences

Esprit d’équipe

 

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES 

- Titres restaurant

- Temps complet : 39h/semaine avec RTT ;

- Travail le week-end et en soirée 

-horaires de travail avec plages fixes et variables selon le règlement du temps de travail de la Métropole du Grand Nancy.

Spécificités et/ou contraintes éventuelles liées au poste : disponibilité les soirs de semaine après 18h plusieurs fois par mois (présence aux Conseils métropolitains et municipaux et aux commissions municipales)

 

Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser à :

Monsieur le Président de la Métropole du Grand Nancy

et à déposer à l'adresse suivante : www.grandnancy.eu/candidature

Seules les candidatures transmises sur notre site www.grandnancy.eu/candidature seront examinées

 

Date limite de candidature :  07/12/2022

En rappelant la référence : R 22-19

 

Renseignements :

Margaux GARNIER, responsable du service des Assemblées Tél : 03 54 40 67 62

Anne SOMMERARD – Directrice des Affaires juridiques, Commande Publique, Assemblées

Tél : 03 83 91 83 23

Nadine STENGEL – Conseillère Recrutement-Formation – Tél : 03 83 91 84 27

Je candidate via le portail demarches.g-ny.eu