GN 25-86 - Assistance de direction / Secrétariat (F/H)

Rejoindre la Métropole du Grand Nancy et la Ville de Nancy, c’est l’opportunité de travailler au cœur d’un territoire d’exception alliant innovation, patrimoine et qualité de vie. En collaborant sur des projets mutualisés, vous contribuerez à façonner l’avenir de deux collectivités emblématiques : la Métropole, avec ses 20 communes, et la Ville de Nancy, capitale de l’Art nouveau et classée au patrimoine mondial de l’Unesco. Vous participerez à des missions stimulantes et variées dans un cadre de travail dynamique et inspirant.

MISSIONS :

. Préparer et gérer la conférence des maires, le comité exécutif, la réunion de majorité (convocation, ordre du jour, quorum, dossiers président/cabinet/DGS)

. Préparer en lien avec le service des assemblées les séances de bureau & conseil (dossiers Président/cabinet/DGS, quorum, représentation des élus au sein des organismes extérieurs)

. Gérer l’organisation des déplacements du Président/Maire, des élus métropolitains, des collaborateurs du cabinet et des délégations en lien avec l’agence de voyage titulaire du marché

. Traitement des représentations du Président (sollicitations des élus, réponses aux intéressés, complétude du tableau de suivi)

. Assister les vice-présidents (gestion agenda, préparation dossier et réunion, revue de presse)    

. Assurer la continuité des missions du secrétariat particulier du Président/Maire en lien avec l’équipe    

. Assurer l’accueil physique et téléphonique (élus, partenaires, administrés…).

Gestion administrative et financière :

. Gérer et constituer le paquetage du Président - courrier – décision Pdt – acte administratif et suivre les signatures du Président via Xparaph

. Gérer le remboursement des frais du Président via la carte « affaire » en lien avec la DAF ressources

. Gérer les frais de déplacements des élus et collaborateurs du cabinet en lien avec la DAF ressources et service des assemblées (délibération mandats spéciaux)

. Gestionnaire Gestor (présence-anomalie ; absence – écrêtement HS & astreinte protocole)

. Gérer les astreintes et congés du cabinet en lien avec la cheffe de cabinet

PROFIL :

Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité

Discrétion / confidentialité

Rigueur et efficacité

Capacité à identifier et gérer les priorités

Capacité d’écoute

Capacités d’anticipation et de proposition

Maîtrise de l’outil informatique

Expression écrite et orale de qualité

Aptitude relationnelle, sens du travail en équipe

Adaptabilité et disponibilité

Expérience sur poste identique appréciée

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

Particularités du poste

Horaires de bureau variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général du Grand Nancy

Poste mutualisé au sein du secrétariat particulier du Maire-Président (répartition 80% MGN / 20% VdN)

Pic d’activités possible

Poste situé au siège, Viaduc Kennedy en bureau partagé

Chèque déjeuner, participation employeur à la complémentaire « maintien de salaire », CAS et Amicale du personnel

Rémunération

• Prime de fin d’année et prime de vacances (sous conditions d’ancienneté)
• Remboursement des frais de transports en commun à hauteur de 75% de l’abonnement de transport en commun plafonné à 101,75€ mensuel OU Forfait mobilité durable

Avantages sociaux

• Poste potentiellement éligible au télétravail après une période d’intégration
• Participation de l’employeur à la protection sociale complémentaire « Prévoyance – Maintien de salaire »
• Comité d’Action Sociale (dont chèques vacances) et Amicale du personnel (dont tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs)
• Chèques déjeuner (valeur faciale 8€ dont 4,80€ à la charge de l’employeur)
• Animations (sportives et culturelles) proposées sur la pause méridienne

Processus de recrutement

• Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Président de la Métropole du Grand Nancy
• Date limite de candidature : 06/06/2025

La métropole du Grand Nancy mène une politique active en faveur du recrutement et du maintien dans l’emploi pour les personnes en situation de handicap. A ce titre les candidats ayant la reconnaissance de Bénéficiaire de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (RQTH, AAH…) peuvent candidater sous réserve de la compatibilité à la tenue du poste.

CONTACTS (DRH et Référent du service)

Mehdi AKKARI - Conseiller Recrutement Formation – Tél : 03 54 50 67 0